Podstawowe wiadomości o fakturze proforma

Po więcej szczegółów o tym, czy faktura proforma zobowiązuje do zapłaty skieruj się tutaj.

Wszyscy, którzy prowadzą własną firmę, ale także i większość osób dokonujących zakupów w sieci, spotkali się przynajmniej raz z fakturą pro forma. Nie wszyscy natomiast wiedzą, czym tak naprawdę jest ten dokument i czym odróżnia się on od normalnej faktury.

Faktura proforma – czy to dowód księgowy?

Po łacinie pro forma oznacza „tymczasowo”, wobec tego często spotykamy się z tłumaczeniem, że faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I rzeczywiście, taka faktura nie jest dowodem księgowym, wobec tego nie ujmuje się jej w księdze przychodów i rozchodów bądź w ewidencji księgowej. Należy jednakże zostawić ją w celu uzupełnienia dokumentacji transakcji.

Faktura proforma winna być traktowana raczej jako dokument handlowy, będący formą zaproponowania konkretnej oferty. Nie jest dowodem nabycia towaru czy zrealizowania usługi, a więc w myśl przepisów ustawy o VAT nie nie stanowi podłoża do odliczenia wykazanej w niej kwoty podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest ostateczna? Nie, dlatego że tyczy się usługi bądź sprzedaży, która jeszcze nie została wykonana, zatem warunki transakcji w niej przedstawione mogą w dalszym ciągu być zmodyfikowane.

Fakturę proforma należy dostrzegalnie oznakować

Faktura proforma wygląda i posiada podobne elementy co faktura VAT, a więc:

  • datę i miejsce,
  • dane kontrahentów (wystawcy oraz odbiorcy),
  • nazwę usług albo towarów, stanowiących przedmiot transakcji (wespół z wykazaniem ich ilości, jednostek miary itp.),
  • wartość brutto oraz netto (zarówno konkretnych towarów i usług, jak i wartość całości zamówienia) opisana także słownie,
  • informacja o zakresie ewentualnych zniżek,
  • stawka i obliczona z tego tytułu wysokość podatku VAT,
  • wskazanie terminu zapłaty,
  • określenie przewidywanego terminu wykonania usługi czy też dostarczenia towaru.

Taką fakturę wystawca zobowiązany jest oznakować zauważalnie w tytule określeniem “PRO FORMA”, aby nie było żadnych problemów z odróżnieniem tego dokumentu od ostatecznej faktury VAT, wywołującej skutki podatkowe. Powinno się również mieć na uwadze, iż ten rodzaj faktury nie zwalnia z obowiązku przekazania kontrahentowi wiążącej faktury VAT. Co istotne, faktury proforma nie wolno wystawić w przypadku, kiedy odbiorca przeleje już przedpłatę lub uiści w całości opłatę za przedmiot transakcji.